Tipps für die Betriebsprüfung

Beim Wort Betriebsprüfung hat so mancher Unternehmer Schweißperlen auf der Stirn. Wie Sie am besten durch die Kontrolle kommen und Ihre Bücher fit machen, zeigt Steuerberaterin Susann Roll. 

Entspannt durch die Betriebsprüfung

Betriebsprüfer nehmen die Buchhaltung von Betrieben in Augenschein, um zu sehen, ob alle Sozialversicherungsbeiträge vollständig gemeldet und abgeführt wurden. Und sie sind in der Regel kein gern gesehener Gast. Sie können auch unangemeldet auftauchen. Deshalb ist eine Betriebsprüfung ein echter Stressfaktor. Susann Roll, Steuerberaterin bei der Benefitax GmbH in Frankfurt erklärt, wie man entspannt durch die Betriebsprüfung kommt.

 

Wer muss mit einer Betriebsprüfung rechnen?

Alle Arbeitgeber. Das bedeutet, dass es ganz egal ist, wie viele MA sie beschäftigen. Ob nur einen oder 100 Mitarbeiter – das macht keinen Unterschied. Die Betriebsprüfung zur Sozialversicherung findet grundsätzlich alle vier Jahre statt und wird durch die Deutsche Rentenversicherung Bund durchgeführt. Die Betriebe werden einige Wochen zuvor über die Prüfung informiert.

Inzwischen werden Prüfungen gerne elektronisch abgewickelt.

Aber es gibt auch Prüfungen, die ohne Ankündigung erfolgen ...

Dabei handelt es sich um eine einmalige Prüfung der Sozialversicherung, die in der Regel nur stattfindet, wenn besondere Umstände wie der Verdacht auf Hinterziehung von Sozialversicherungsbeiträgen vorliegen.

 

Was wird bei der Betriebsprüfung zur Sozialversicherung geprüft?

Die korrekte Berechnung und Abführung aller nötigen Sozialabgaben für die Arbeitnehmer. Welche Unterlagen erforderlich sind, geht aus der schriftlichen Prüfungsmitteilung hervor. Diese wird von der Deutschen Rentenversicherung Bund an die Betriebe verschickt.

 

Wo und wann wird geprüft?

Der Ort der Prüfung wird in Abstimmung mit dem Prüfer der Rentenversicherung festgelegt. Inzwischen werden Prüfungen gerne auch elektronisch abgewickelt.

Was können Arbeitgeber im Vorfeld tun, um keinen Stress bei der Prüfung zu bekommen?

Wichtig ist es, alle nötigen Sozialversicherungsbeiträge regelmäßig an die Krankenkassen zu melden und abzuführen. Falsche oder fehlende Angaben in den Beitragsnachweisen können zur Folge haben, dass Beiträge nachgezahlt werden müssen. Und das kann teuer werden. Wenn bei einer Prüfung festgestellt wird, dass zu geringe Sozialversicherungsbeiträge abgeführt wurden, müssen diese mit zusätzlichen Säumniszuschlägen nachgezahlt werden.

 

Worauf ist noch zu achten?

Viele haben nicht im Blick, dass auch Zahlungen an die Künstlersozialkasse (KSK) fällig werden können. Etwa bei Werbemaßnahmen. Denn Texter und Designer von Webseiten sind in der Regel über die KSK versichert. Wer Freischaffende auch nur vorübergehend beschäftigt, muss an die KSK abführen.

Es ist empfehlenswert, sich von Experten beraten zu lassen.

Was ist für Handwerksbetriebe noch von Vorteil?

Die Betriebe können kürzere Prüfungszeiträume beantragen. Das ist dann sinnvoll, wenn Unsicherheiten bestehen. Ist der Mitgesellschafter einer GmbH gleich Geschäftsführer, muss etwa geklärt werden, ob er sozialversicherungspflichtig ist. In diesem Fall kann ein Statusfeststellungsverfahren spätere Nachzahlungen abwenden. Generell kann man sich bei der Deutschen Rentenversicherung Bund Rat einholen. Es ist auch empfehlenswert, sich von Experten beraten zu lassen. Haben Betriebe einen Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer an ihrer Seite, können Nachzahlungen meist vermieden werden.

Betriebsprüfung und Betriebsprüfung

Neben der Sozialversicherungsprüfung gibt es auch die steuerliche Betriebsprüfung. Sie kann ohne Ankündigung jederzeit vom Finanzamt durchgeführt werden. Ein festes Intervall für die Prüfung gibt es hier nicht. Sie erfolgt bei Verdachtsmomenten wie Schwarzarbeit, unregelmäßigen Zahlungen von Lohn- oder Umsatzsteuer, aber auch bei Insolvenzverfahren. Bei kleineren Unternehmen stehen insbesondere die so genannten Bargeldbranchen, beispielsweise Bäckereien, im Fokus. Hier wird geprüft, ob die Kassenaufzeichnungen stimmig sind. Hohe Steuernachzahlungen oder sogar Steuerstrafverfahren können bei Unregelmäßigkeiten die Folge sein.

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