Alles zur Entgeltfortzahlungserstattung

Bei Mutterschaft und auch bei Krankheit ihrer Mitarbeiter haben Arbeitgeber ein Recht auf Erstattung der Aufwendungen. Gesundheitsexperte Stephan Lingner führt Sie durch die Feinheiten des maschinellen Umlageverfahrens.

Die IKK-Gesundheitsexperten

Sie haben abgestimmt – unsere Experten antworten. Dieses Mal haben Sie sich für folgendes Thema entschieden: „Entgeltfortzahlungserstattung: Das maschinelle Verfahren nach dem Aufwendungsausgleichgesetz und die maschinelle Rückmeldung der Umlagekasse.“ Stephan Lingner ist Fachberater für Sozialversicherungsthemen bei der IKK classic. Er erläutert die Grundlagen des Verfahrens sowie aktuelle Änderungen.

Über das maschinelle Umlageverfahren können Sie als Arbeitgeber bei ihrer zuständigen Umlagekasse U1- und U2-Anträge einreichen. Erstere dienen der Erstattung von Arbeitgeberaufwendungen bei Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, zweitere der Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen bei Mutterschaft. Die Übermittlung erfolgt entweder in Form von gesicherter und verschlüsselter Datenfernübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels maschineller Ausfüllhilfen; so schreibt es das Aufwendungsausgleichgesetz (AAG) vor.
Sobald die Anträge bei den Datenannahmestellen eingegangen sind, leiten diese sie weiter und spielen sie in die entsprechende Bearbeitungssoftware der jeweiligen Umlagekasse ein. Im Anschluss prüft die Umlagekasse die Anträge. Sie kann, wie von Ihnen beantragt, die aufgelisteten Aufwendungen entweder erstatten, korrigieren oder ablehnen. Bei Unstimmigkeiten müssen Anträge allerdings meist zunächst nochmals mit Ihnen besprochen werden.
 
Auch Korrekturen von Erstattungsanträgen übermitteln Sie an die Umlagekasse: Der fehlerhafte Antrag wird storniert und gleichzeitig ein korrekt ausgefüllter Neuantrag übermittelt.

Neu: Rückmeldung an den Arbeitgeber

Seit dem 1. Januar 2017 müssen die Umlagekassen bei jedem maschinell eingereichten AAG-Antrag eine Rückmeldung an den Arbeitgeber senden, und zwar über eine gesicherte und verschlüsselte maschinelle Datenfernübertragung. Unerheblich ist dabei die Entscheidung über den Antrag – ob er also genehmigt, teilweise genehmigt oder abgelehnt wird.

Die Rückmeldegründe sind in den Datensatzbeschreibungen des GKV-Spitzenverbandes festgelegt, damit Ihre Lohn- beziehungsweise Übermittlungssoftware die entsprechenden Rückmeldegründe empfangen und ausgeben kann.

Meldet die Umlagekasse Ihnen eine vollständige oder teilweise Ablehnung eines Antrags zurück, müssen Sie weder eine Stornierung (des abgelehnten Antrags) noch einen Neuantrag (beim teilweise abgelehnten Antrag) an die Umlagekasse senden. Die Rückmeldedaten der Umlagekassen enthalten auch den Namen des Ansprechpartners der Umlagekasse inklusive E-Mail-Adresse, Telefon- und Faxnummer.

Neu: Feld im Datenbaustein Beschäftigungsverbot

Eine weitere Änderung: Seit dem 1. Januar 2017 haben die Datenbausteine U1 und U2-Beschäftigungsverbot ein neues Feld: „SV-PFLICHTIGES ARBEITSENTGELT“. Grund waren Schwierigkeiten bei der Zuordnung – im bisherigen Feld „ERSTATTUNGSFAEHIGE ARBEITGEBERZUWENDUNGEN BAV“ konnten die erstattungsfähigen Arbeitgeberzuwendungen zur betrieblichen Altersvorsorge sowohl beitragspflichtige als auch beitragsfreie Anteile enthalten. Dank der Ergänzung des neuen Feldes können die Umlagekassen die zu erstattenden Arbeitgeberbeitragsanteile am Gesamtsozialversicherungsbeitrag jetzt eindeutig nachvollziehen und prüfen.

Rückmeldegründe - Ziffern und ihre Bedeutung

Die Rückmeldegründe sind teilweise abhängig vom Erstattungsverfahren U1 oder U2. Die Ziffern erklären sich wie folgt:

00 = ohne Grund
01 = Erstattungssatz nicht korrekt
02 = Erstattungszeitraum abweichend/außerhalb vom Beschäftigungszeitraum
03 = Erstattung U1 über RVBBG-Ost beantragt und auf RV-BBG-Ost reduziert (Satzungsregelung)
04 = Erstattung U1 über der RV-BBG-West beantragt und auf RV-BBG-West reduziert (Satzungsregelung)
05 = Erstattungszeitraum fällt teilweise in den Bezug einer Entgeltersatzleistung
06 = Erstattungszeitraum liegt teilweise im Wartezeitraum (28 Tage seit Aufnahme der Beschäftigung)
07 = Erstattungszeitraum teilweise abweichend zum bestehenden EFZ-Anspruch (z. B. Höchstanspruchsdauer überschritten)
08 = Erstattung für den ersten Tag der AU beantragt, an dem aber noch gearbeitet wurde
09 = Erstattungszeitraum liegt teilweise außerhalb vom Mutterschaftsgeldzeitraum
10 = Zuschuss zum Mutterschaftsgeld nicht korrekt berücksichtigt
11 = GSV-Beitrag im Erstattungsbetrag nicht pauschal berücksichtigt
12 = GSV-Beitrag im Erstattungsbetrag nicht in tatsächlicher Höhe berücksichtigt
13 = Antrag umfasst bereits erstattete Zeiträume
14 = Sonstige
15 = Es konnte keine Teilnahme am Umlageverfahren für den Erstattungszeitraum festgestellt werden
16 = Es ist keine Versicherungszeit/Mitgliedschaft für den Beschäftigten feststellbar
17 = Geringfügig Beschäftigter – Zuständigkeit Knappschaft-Bahn-See (§ 2 Abs. 1 AAG)
18 = Erstattungszeitraum ist verjährt (§ 6 Abs. 1 AAG)
19 = Beschäftigungsverbot nicht alleiniger Grund für Arbeitsausfall
20 = GSV-Beiträge bei U1- Erstattungen nicht erstattungsfähig (Satzungsregelung)
21 = Erstattungszeitraum fällt vollständig in den Bezugszeitraum einer Entgeltersatzleistung
22 = Erstattungszeitraum liegt vollständig im Wartezeitraum (28 Tage seit Aufnahme der Beschäftigung)
23 = Für den Erstattungszeitraum besteht kein EFZ-Anspruch (z. B. Höchstanspruchsdauer überschritten)
24 = Für den Erstattungszeitraum liegt kein Mutterschaftsgeldzeitraum vor
25 = Erstattungszeitraum liegt vollständig in einem bereits erstatteten Zeitraum
26 = Der Antrag enthält Arbeitsentgeltbestandteile, die nicht erstattungsfähig sind
27 = Für die Person besteht kein Erstattungsanspruch nach dem AAG
28 = Fehlzeit bestand aufgrund Erkrankung des Kindes
29 = Versagung wegen fehlender Mitwirkung (§ 4 Abs. 1 AAG)
30 = Teilnahme am freiwilligen Ausgleichsverfahren nach § 12 AAG
31 = Beschäftigungsverbot liegt (teilweise) innerhalb einer Schutzfrist nach dem MuSchG
32 = Es liegt kein Beschäftigungsverbot vor

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