Gelungenes Zeitmanagement

Wer sich seinen Tag strategisch einteilt, muss nicht gegen die Zeit arbeiten. profil hat Tipps zusammengestellt, wie Betriebsinhaber mit einfachen Lösungen schneller vorankommen.

Zeitdieben auf der Spur

Wer kennt das nicht: Es ist kurz vor Feierabend und es liegen noch zahlreiche Aufgaben auf dem Schreibtisch. Man hat den ganzen Tag fleißig gearbeitet und fragt sich dennoch: Wo ist bloß die Zeit geblieben? Manchmal sind es kleine Stellschrauben in Ihrem direkten Arbeitsumfeld, die Ihnen am Ende des Tages Zeit schenken. Wie Sie Ihren Arbeitsalltag effektiv organisieren, zeigt Ihnen diese Grafik.

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Liste/Papier

Planen Sie Ihren Tag. Das sollte das Erste sein, was Sie morgens an Ihrem Schreibtisch machen. Schreiben Sie Ihre Aufgaben auf eine Liste. Nachdem die Arbeit erledigt ist, streichen Sie den jeweiligen Punkt. So können Sie Ihre Arbeitsfortschritte im Laufe des Tages verfolgen – das motiviert.

Chart/Leistungskurve

Beachten Sie Ihre persönliche Leistungskurve, Ihren eigenen Biorhythmus. Sind Sie früh morgens voll konzentriert oder kommen Sie erst mittags in die Gänge? Überprüfen Sie, wann Ihre „Hochs“ sind. Arbeiten Sie dann wichtige Aufgaben ab, legen Sie Routinen – wie Mails beantworten – in die weniger produktiven Phasen.

Telefon + Post-it Stapel

Achten Sie darauf, dass Sie bei wichtigen Aufgaben nicht unterbrochen werden. Einer der größten Störfaktoren: das Telefon. Telefonieren Sie in Blöcken und am besten nicht spontan. Notieren Sie vorher in Stichpunkten, was Sie erreichen wollen, damit das Gespräch nicht aus dem Ruder läuft.

Ordner

Ordner mit Unterlagen, die Sie täglich brauchen, direkt auf dem Schreibtisch oder in Reichweite platzieren. Lassen Sie nichts liegen, um es später einzusortieren. Arbeiten Sie nach dem Leitsatz: Jedes Papier nur einmal anfassen. Das spart Zeit.

Aktenstapel

Haben Sie keine Angst vor großen Brocken. Zerlegen Sie umfangreiche Aufgaben und gehen Sie diese Schritt für Schritt an. Wie bei einem Stapel Akten arbeiten Sie einen Unterpunkt nach dem nächsten ab, bis der Meilenstein erreicht ist. Für die Zwischenschritte können Sie sich Checklisten anlegen, um den Überblick zu behalten.

Drucker (Zeitdiebe)

Ein Drucker, der immer mal wieder Probleme macht, oder ein langsamer Computer – derartige Verzögerungen werden oft hingenommen. Doch die Summe dieser kleinen „Wehwehchen“ bedeutet einen größeren Zeitverlust. Reibungslos funktionierendes Material ist die Grundvoraussetzung für einen effizienten Arbeitsalltag. Beseitigen Sie derartige Zeitdiebe sofort.

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